A dos meses del inicio de la intervención coadyuvante en la Sección de Estadística Civil, el interventor Julio Pavón presentó un informe parcial sobre las medidas implementadas para fortalecer los mecanismos de control interno y optimizar el funcionamiento de esta dependencia judicial. Las acciones adoptadas buscan responder a observaciones detectadas previamente por la Dirección General de Auditoría Interna y establecer procedimientos más estrictos para la recepción, verificación, registro y archivo de actuaciones judiciales.
Durante su exposición, Pavón explicó que las primeras medidas fueron diseñadas a partir de los hallazgos identificados en auditorías anteriores y que varias de ellas ya cuentan con la aprobación del Consejo de Superintendencia. Según señaló, el objetivo principal es dotar de mayor formalidad y trazabilidad a los procesos administrativos desarrollados en la oficina.
Uno de los cambios más relevantes consiste en la implementación de un nuevo formulario de autorización para la entrega y retiro de actuaciones judiciales. De acuerdo con el interventor, esta herramienta permite adecuar los procedimientos a las disposiciones establecidas en el artículo 187 del Código de Organización Judicial, además de registrar de manera detallada la nómina y especificación de los documentos remitidos para su correspondiente registro y archivo.
Pavón indicó que anteriormente existía un modelo de autorización utilizado en la práctica, pero que carecía de una aprobación formal por parte de las autoridades competentes. El nuevo documento incorpora campos adicionales que exigen una mayor precisión en la identificación y seguimiento de las actuaciones presentadas ante la dependencia.
Asimismo, informó que fue habilitado un formulario de constancia provisoria para documentar la recepción de expedientes y su posterior salida definitiva. Explicó que esta medida responde a la estructura operativa de la Sección de Estadística Civil, cuyo procedimiento se desarrolla en cuatro etapas diferenciadas: presentación, verificación, registro y archivo.
En ese contexto, detalló que la fase de verificación contempla la revisión de aspectos formales de cada actuación, como fechas, numeración de resoluciones, firmas y otros requisitos externos. Solo una vez superado ese control, los documentos avanzan a las etapas de registro y archivo definitivo.
Según explicó el interventor, la creación de una constancia provisoria también permite identificar y documentar eventuales observaciones antes de que una actuación sea incorporada al sistema, garantizando claridad sobre las responsabilidades de cada área interviniente y fortaleciendo los mecanismos de control administrativo.
Otro de los aspectos destacados del informe fue la reorganización de las tareas internas. Pavón señaló que durante la revisión se detectó que un mismo funcionario intervenía en todas las fases del proceso, situación que limitaba la existencia de controles cruzados. Como respuesta, se dispuso una redistribución operativa de funciones, asignando responsabilidades específicas a distintos funcionarios en cada una de las etapas.
Con este esquema, cada servidor verifica el trabajo realizado en la instancia anterior antes de dar continuidad al trámite, generando una cadena de supervisión interna que, según el interventor, contribuye a elevar los estándares de control y a garantizar una mayor rigurosidad en el tratamiento de las actuaciones judiciales.
Las medidas forman parte del proceso de intervención actualmente en curso y apuntan a consolidar procedimientos más transparentes, ordenados y verificables dentro de la Sección de Estadística Civil, dependencia clave para el registro y resguardo de documentación judicial.
