La Secretaría N.º 20 del Juzgado de Primera Instancia en lo Civil y Comercial del Décimo Turno de la Capital lleva adelante un proceso de transformación documental que ya permitió convertir al formato digital cerca de 1.500 expedientes que durante años fueron tramitados y conservados exclusivamente en papel.
La iniciativa, que comenzó en 2023, no se limita a liberar espacio en los archivos físicos. La digitalización permite incorporar los antecedentes de antiguas causas a un entorno de consulta más accesible, complementando el Expediente Judicial Electrónico y facilitando el trabajo de magistrados, funcionarios y demás usuarios que cuenten con autorización para acceder a los procesos.
El trabajo cobró especial relevancia luego de que una evaluación realizada en agosto de 2024 detectara unos 2.500 expedientes activos en soporte físico, correspondientes a causas iniciadas entre 1980 y 2019. De ese universo, alrededor de 1.500 fueron digitalizados. Los demás no requirieron el mismo procedimiento debido a que se trata, principalmente, de causas finiquitadas o que permanecieron paralizadas durante largos periodos.
De años de trabajo a una meta acelerada
La dimensión de la tarea obligó a modificar el ritmo inicialmente previsto. En una primera etapa se digitalizaban aproximadamente 12 expedientes por mes, una velocidad que hubiera llevado cerca de 18 años para completar el proceso.
Ante esa situación, la Secretaría estableció una nueva meta de unos 70 expedientes mensuales, equivalente a tres o cuatro por jornada. El cambio permitió acelerar de manera sostenida el avance, sin dejar de lado las tareas habituales de atención y tramitación de las causas.
El actuario Tobías Redekop destacó que el resultado fue posible gracias al trabajo de los funcionarios de la dependencia, quienes incorporaron la digitalización como una tarea adicional dentro de la actividad cotidiana de la Secretaría.
El proceso adquiere especial importancia porque el Expediente Judicial Electrónico comenzó a funcionar en esta dependencia en 2019. De esta manera, las tareas actuales permiten avanzar sobre causas anteriores a la implementación del sistema y acercar documentación histórica al esquema de gestión electrónica.
¿Qué cambia con la digitalización?
Uno de los principales efectos es la posibilidad de consultar los antecedentes de una causa sin depender exclusivamente de la ubicación física del expediente. La existencia de una copia digital facilita la revisión de documentos y agiliza determinados requerimientos de profesionales, partes y órganos jurisdiccionales que se encuentren habilitados para acceder a la información.
La medida también reduce la manipulación de los documentos originales. En determinadas consultas ya no resulta necesario trasladar físicamente un expediente, reproducirlo de manera íntegra o buscarlo entre los archivos para acceder a sus antecedentes digitalizados.
Esto cobra particular importancia en los procesos que comenzaron en papel y posteriormente incorporaron actuaciones electrónicas. Contar con los antecedentes digitalizados permite reunir, para efectos de consulta, información que se encontraba distribuida entre diferentes soportes y facilita la revisión de la trayectoria documental de la causa.
Otro aspecto relevante es la preservación documental. La copia digital constituye un respaldo adicional frente al deterioro, extravío o afectación que eventualmente pueda sufrir el soporte físico, sin sustituir las reglas de conservación y archivo aplicables a los documentos originales.
El procedimiento también alcanza a expedientes que son recuperados del archivo. En estos casos, la documentación puede ser digitalizada antes de ser nuevamente remitida al lugar donde corresponde conservarla, dejando disponible una copia para futuras consultas, de acuerdo con las condiciones de acceso establecidas para cada proceso.
Menos espacio físico y mayor disponibilidad de información
La reorganización tiene además un impacto directo en la administración del archivo judicial. La reducción del volumen de documentación que debe ser consultada constantemente permite optimizar los espacios y casilleros destinados al resguardo de expedientes.
Sin embargo, la digitalización no significa que todos los procesos en papel desaparezcan de los archivos. Permanecen bajo soporte físico, entre otros, expedientes voluminosos que ya cuentan con resolución de finiquito o caducidad y fueron remitidos al archivo, así como determinadas causas que registran movimiento frecuente o cuya consulta continúa realizándose físicamente.
La Secretaría N.º 20 prevé mantener el proceso de digitalización de las causas anteriores mientras continúa con la atención y tramitación ordinaria. La experiencia representa así un paso adicional en la transición desde un modelo sustentado principalmente en documentos físicos hacia una gestión judicial en la que la información histórica también pueda ser consultada y administrada mediante herramientas digitales.
